Įmonė, kurioje visi jau 7 metus dirba iš namų. Mūsų patirtis gali būti naudinga ir tau.

Ne, tai nėra dar viena teorinė „5 patarimai, kaip dirbti iš namų“ medžiaga. Šį kartą savo praktine patirtimi pasidalysime mes patys – interneto svetainių ir e. parduotuvių kūrimo platforma Mozello. Papasakosime, kaip mums pavyksta pasiekti aukštą produktyvumą efektyviai dirbant namuose, neturint savo biuro.

Darbas namuose yra Mozello kasdienybė nuo pat pradžių. Tai mūsų galimybė dirbti kaip vieninga komanda, nors esame įsikūrę 6 skirtinguose miestuose. Tai mūsų galimybė sutaupyti kelias valandas per dieną laiko ir išlaidas, kurios būtų neišvengiamos važinėjant į biurą. Tai yra mūsų galimybė dirbti su šlepetėmis ir apatiniais, praleisti daugiau laiko su artimaisiais. Mes niekada neturėjome savo biuro, jo niekada ir nenorėjome. Na gerai, norėjome, bet tik tokio, kokį turi Google, Apple ar bent jau Draugiem.

Šiandien papasakosime, kaip mums pavyko įgyvendinti šią strategiją, ir pateiksime keletą svarbių detalių, kurios ir tau gali padėti organizuoti darbą namuose.

Infrastruktūra

Darbo vieta namuose

Dirbant iš namų, labai svarbi darbo aplinka. Žinoma, reikės gero kompiuterio ir interneto ryšio, idealiu atveju būtų gerai turėti atskirą darbo kambarį ar bent gerą kompiuterio stalą ramiame kampe. Tai ypač svarbu, pavyzdžiui, klientų aptarnavimo specialistui, kuriam reikia kalbėtis su klientais telefonu. Taip pat nepamiršk apie darbo vietos ergonomiką, nes ir dirbant iš namų gali kilti nugaros problemų.

Kartą klientų aptarnavimo specialistas pokalbio metu paklausė, ar jis galėtų dirbti kavinėje. Ne, nes kavinėje neužtikrinta darbo aplinkos ergonomika, duomenų apsauga, taip pat mandagumo normų laikymasis.

Žinoma, visi darbai skiriasi ir galimybės yra skirtingos, tačiau tinkama darbo aplinka namuose yra darbo iš namų pagrindas, be kurio jums tikrai nepavyks.

Pagalbinių priemonių naudojimas

Tinkamų skaitmeninių darbo priemonių pasirinkimas yra pusė kelio siekiant sėkmingai dirbti nuotoliniu būdu, arba namuose. Darbuotojų bendravimas, dokumentų tvarkymas, klientų aptarnavimo sistema ir kita – tai dalykai, kuriuos teks sutvarkyti, kad galėtumėte sklandžiai dirbti nuotoliniu būdu.

Gerai, kad šiais laikais yra daugybė sistemų ir įrankių, padedančių organizuoti darbą iš bet kurios vietos. Mozello dažniausiai naudoja šias priemones:

Komunikacija: pagrindinei tarpusavio komunikacijai naudojame darbo vietos pokalbių sistemą Slack. Sistemoje matosi visi prisijungę darbuotojai, jie gali bendrauti kalbėdamiesi individualiai arba atskiruose pokalbiuose konkrečia tema, pavyzdžiui, „klientų aptarnavimas“, „valdybos posėdis“, „rinkodaros klausimai“, „laisvalaikis“ ir kt. (mokamai arba nemokamai)

Susitikimai: susitikimus rengiame per Skype (nemokamai). Jei nepatinka Skype, galima rinktis Zoom (mokamai), Messenger (nemokamai) ir kt.

Klientų aptarnavimas e. paštu: naudojame sistemą Groove Helpdesk, kuri leidžia vieną e. pašto adresą aptarnauti keliems darbuotojams iš bet kurios vietos ir visada būti susipažinusiems su reikalu, be to, Groove Helpdesk galima jungti su feisbuku (nuo 6 $ per mėnesį vienam vartotojui). Yra daugybė ir pigesnių, ir brangesnių šios sistemos alternatyvų. Blogiausias variantas, bet nereikalaujantis jokių investicijų, būtų kartu naudoti e. pašto dėžutę info@įmonė.

Darbo planavimas ir projektų valdymas: naudojame Trello (programavimo skyrius) ir Asana (rinkodaros skyrius) (mokamos arba nemokamos versijos).
E. pašto adresai, dokumentų tvarkymas: naudojame Google Apps / G Suite (5 € per mėnesį vienam vartotojui)

Klientų valdymas: naudojame savo pačių sukurtą IT sistemą.

Apskaita: apskaitos paslaugas perkame, bet apskaitos sistemą galima rasti internete. Nors patys šios sistemos nenaudojame, rekomenduojame kolegų sukurtą PayTraq, kuri apima apskaitą, prekių ir sandėlio valdymą ir kt.

Darbo organizavimas

Dirbant nuotoliniu būdu, bendraujama mažiau, todėl norint išvengti chaoso ir nesusipratimų, turi būti visiškai aišku, kas ką daro, kada ir kiek darbai turi būti padaryti, kad jie nesidubliuotų ir nebūtų pamiršti. Mes esame gana griežtai pasiskirstę pareigomis, darbus planuojame išsikeldami tikslus ir užduotis – tai padeda.

Tinkamų darbuotojų pasirinkimas

Kad įmonė sėkmingai veiktų ne tik darbuotojams dirbant iš namų, bet ir apskritai, labai svarbu atsirinkti tokius darbuotojus, kurie sugebės susikaupti dirbdami namuose ir galės susikurti tinkamą darbo vietą. Darbas iš namų yra visiškai kitoks nei darbas biure, kur gyvenimas virte verda ir daug laiko praleidžiama bendraujant su kolegomis. Ne visi žmonės gali efektyviai dirbti iš namų, kai niekas labai neverčia, ir ne kiekvienas turi galimybę įsirengti tinkamą darbo vietą namuose.

Konkrečios darbo apimties nustatymas

Viena iš pagrindinių problemų, kylančių dirbant namuose, yra produktyvumo palaikymas. Norint dirbti produktyviai, būtina nusistatyti konkretų išmatuojamą ir aiškų atliktinų darbų kiekį.

Mozello patirtis rodo, kad gerai veikia šios strategijos:

A strategija: reikia padaryti viską, ką reikia padaryti

Yra darbų, kurių apimtį nustatyti nesunku, pavyzdžiui, klientų aptarnavimas yra fiksuotos apimties – turi būti aptarnauti visi klientai, turi būti atsakyta į visus skambučius ir e. laiškus – tai yra išmatuojama ir patikrinama. Panaši situacija ir su reikalų tvarkymu – apskaitos dokumentų sutvarkymu ir pan. Žmonės, kurie atlieka šiuos darbus, juos ir atliks, žinoma, jei tik darbo krūvis bus toks, kokį jie gali įveikti per dieną.

Vadovybės užduotis yra užtikrinti, kad darbo kiekis būtų adekvatus, o darbuotojas būtų kompetentingas, tuo metu darbuotojo užduotis – atlikti visą darbą. Tai taip paprasta.

B strategija: tikslais ir terminais pagrįstas projektų valdymas

Su įmonės projektu ir produktų vystymu šiek tiek sunkiau. Buvo laikas, kai mes Mozello dirbome „laisvu režimu“, tada nuveikdavome labai mažai, vyravo tam tikras chaosas. Supratome, kad taip dirbti negalima, todėl nusprendėme įdiegti paprastą, struktūruotą, iš dalies Agile principais pagrįstą projektų valdymo sistemą, kuri veikia maždaug taip:

1. Reikalavimai, rekomendacijos, poreikiai ir idėjos nuolat kaupiami – viskas, ką galimai reikia padaryti. Viskas kaupiama dideliuose teminiuose sąrašuose – pasiūlymai, klaidos, naujų funkcijų idėjos, rinkodaros idėjos ir kt.

2. Viskas, ką reikia padaryti, grupuojama pagal svarbą (kaip dažnai klientai teiraujasi, koks poveikis produktui, įmonės ateičiai, pelnui ir pan.). Rūšiavimą atlieka atitinkamas vadovas ar atsakingi darbuotojai, o prioritetus tvirtina visi kartu susitikimo metu.

3. Visi kūrimo darbai yra suskirstyti į 2 savaičių darbo ciklus (vadinamus sprintais). Kiekvieno sprinto pradžioje iš atliktinų darbų sąrašo viršaus pagal svarbumą atrenkama tiek užduočių, kiek galime ir įsipareigojame atlikti per 2 savaites. Sprinto metu kiekvienas darbuotojas turi atlikti nurodytas užduotis. Mūsų įmonėje 2 savaičių laikotarpis yra optimalus, kad galėtume tiksliai numatyti ir kontroliuoti darbo trukmę, taip pat pakankamai dažnai patirti pasitenkinimą pasiekus tikslą. Jei neįmanoma atlikti užduoties per 2 savaites, ją padalijame į mažesnes užduotis, tačiau jei darbai gana smulkūs, per vieną sprintą galime padaryti kelis.

4. Kiekvieną pirmadienį per skaipą vyksta 1–2 valandų susitikimas, kurio metu nustatomi nauji eiliniai tikslai (užduotys) – paimami kiti svarbiausi iš atliktinų darbų sąrašo, arba stebima dabartinio sprinto darbų eiga ir atliekamos korekcijos, jei kažkas nevyksta pagal planą.

5. Jei per 2 savaičių sprintą užsibrėžtų tikslų nepavyksta pasiekti, atliekame analizę – kodėl taip atsitiko ir ką daryti, kad ateityje tikslus pasiektume laiku.

Tokia sistema leidžia mums pasiekti:

• Mes visada atliekame tuo metu svarbiausius darbus
• Padarome tiek daug, kiek tik įmanoma su turimais ištekliais
• Suformuojama tikslų siekimo disciplina
• Visi žino, ką kiekvienam reikia padaryti
• Reguliariai pasiekiami tikslai suteikia pasitenkinimo
• Susitikimai yra koncentruoti ir trunka tik 1–2 valandas per savaitę, todėl sutaupome laiko

Esame lankstūs ir laikas nuo laiko rengiame atskirus didesnius susitikimus ir koreguojame savo strategiją.

Beje, ši sistema puikiai veikia ne tik dirbant iš namų, bet ir biure, tačiau dirbant iš namų ji labai svarbi, nes skatina laikytis disciplinos ir nustato konkretų, aiškų darbo kiekį.

Svarbu! Projektų valdymo sistemos yra skirtingos, kas tinka vieniems, nebūtinai tiks kitiems. Galbūt net nėra taip svarbu, kokia sistema pasirinkta, svarbiausia, kad ji yra ir kiekvienam darbuotojui nustato tikslus ir darbų terminus.

C strategija: konkretus įprastų darbų planas (grafikas)

Darbai gali būti tiek projekto tipo darbai, tiek kartojamos (rutininės) užduotys. Pavyzdžiui, mūsų įmonėje rinkodaros veiklą sudaro dvi dalys – a) unikalios kampanijos, kurioms naudojame tikslų nustatymo ir projekto valdymo metodą, ir b) kasdieniai darbai, kurie reguliariai kartojasi neribotą laiką, pavyzdžiui, pasenusių reklamjuosčių keitimas ar savaitiniai įrašai feisbukui ar blogui. Tai darbai, kuriuos reikia atlikti reguliariai, kad būtų pasiektas norimas poveikis.

Konkretus, dokumentuotas įprastų darbų planas / grafikas / kalendorius užtikrina, kad rutininiai darbai bus atlikti ir niekas nebus praleista ar pamiršta, taip užtikrinant reikiamą produktyvumą.

Saugumas ir duomenų apsauga

Kalbant apie darbą iš namų, dažnai nekreipiama dėmesio į IT saugumą ir duomenų apsaugą, tačiau taip daryti negalima. Didesnėse organizacijose tuo rūpinasi IT skyrius, išduodamas darbuotojams darbinius kompiuterius, o kitiems tenka spręsti patiems.

• Kiek tai įmanoma, rekomenduojama naudoti šias apsaugos strategijas:
• darbui turi būti naudojamas atskiras slaptažodžiu apsaugotas kompiuteris, kurio vienintelis vartotojas yra darbuotojas;
• darbo kompiuteryje turi būti įdiegta tik darbui reikalinga programinė įranga;
• darbo kompiuteryje turi būti įdiegta gera antivirusinė programinė įranga ir ji turi būti reguliariai atnaujinama;
• darbuotojas turi būti susipažinęs su saugumo ir duomenų apsaugos nuostatomis, pavyzdžiui, žino, kad jokiu būdu negalima atidaryti įtartinų priedų, spustelėti įtartinų nuorodų e. laiškuose, siųsti arba nesaugiai laikyti slaptažodžius ir pan.;
• turi būti naudojamas šifruotas ryšys (tai užtikrina visos rimtos sistemos ir įrankiai);
• kompiuterio kietajame diske negalima laikyti slaptų duomenų, kad vagystės atveju jie nepatektų pašalinių asmenų žinion (duomenis geriau saugoti patikimose, autentifikavimo priemonėmis apsaugotose nuotolinėse sistemose);
• jungiantis prie įmonės tinklo turi būti naudojamas VPN ryšys, jei tai reikalinga ir įmanoma.

Apskritai įmonė turi stengtis kuo labiau sumažinti IT riziką ir užtikrinti, kad net jei darbuotojo kompiuteris būtų užvaldytas, pasekmės būtų kuo švelnesnės. Pavyzdžiui, reikia pasirūpinti, kad darbuotojas nelaikytų kompiuteryje klientų duomenų bazės ar neskelbtinų dokumentų, o juos pasiektų internetu, naudodamas saugų, autentifikavimo priemonėmis apsaugotą nuotolinį ryšį.

Bendravimas ir kontaktai

Vienas didžiausių iššūkių dirbant namuose yra socialinių kontaktų stoka. Tai ypač sunku ekstravertams. Tokiu atveju nėra vieno visiems tinkamo sprendimo, o įvairių žmonių noras bendrauti gali labai skirtis. Jei programuotojas gali ištverti be bendravimo kelias savaites, tai rinkodaros vadovas gali norėti kur nors nuvykti ir ką nors padaryti net kelis kartus per savaitę. Gerai, jei tai įeina į jo pareigas.

Klasikinis sprendimas visos komandos gerovei – bendri susitikimai, renginiai ir kelionės. Mes, pavyzdžiui, laikas nuo laiko įvairiuose restoranuose rengiame bendrus visos komandos pietus. Covid pandemijos metu bandėme susiorganizuoti susitikimą per skaipą. Taip pat esame surengę kepsnių vakarų, kartais išvykstame ir į užsienį.

Nepaisant visų pastangų, negalime sakyti, kad šioje srityje viskas tobula, todėl bandysime ieškoti įvairių galimybių.

Santrauka

Tai, kas tinka vienam, gali netikti kitam, tačiau Mozello patirtis rodo, kad darbas namuose gali būti kažkas visiškai normalaus, savaime suprantamo ir kasdieniško, net labai ilgai, metai po metų. Tikimės, kad galbūt bent dalis mūsų patirties ir strategijų bus naudinga tau ir tavo įmonei.

Jei turi darbo iš namų patirties, būtinai pasidalyk savo patirtimi komentaruose.