Nuveik triskart daugiau, arba 8 laiko planavimo strategijos
Panika ir pasidavimas. Tai kartais nutinka išvydus milijono ir dar vieno nepabaigto darbo sąrašą ir terminų gniaužtus. Laikas nenumaldomai eina į priekį, kalendorius skaičiuoja dienas, o darbai virsta darbų krūvomis.
Tačiau velnias nėra toks juodas, kokį jie piešia, o laikas, pasirodo, gali eiti ir pagal mūsų taisykles. Tikslų pasiekimo ir streso mažinimo raktas yra laiko planavimas.
Toliau pateikiame 8 būdus, kaip lengvai, greitai ir neskausmingai dirbti protingiau:
1. Pirmiausia – varlė
Protingi žmonės sako, kad laiko valdymas yra savęs valdymas. Todėl geriausia dienos pradžia – su kavos ar arbatos puodeliu vienoje rankoje ir organaizeriu kitoje.
Užsirašyti ranka organaizeryje, pasižymėti kompiuteryje ar naudoti planavimo apsus...
...tai tik skonio klausimas.
Prioritetų nustatymas
Kiek žmonių, tiek laiko planavimo būdų ir triukų, tačiau jie visi turi kai ką bendra – tai prioritetai. Vienas iš paprasčiausių laiko planavimo būdų yra prioretizuoti savo darbų sąrašą pagal terminus, pasiekimus arba nemalonumus, kurie laukia, jei darbas nebus padarytas.
Eizenhauerio metodas
Galima naudoti ir Eizenhauerio metodą: nustatyti skubumą ir svarbumą ir padalinti darbų sąrašą į 4 dalis:
- svarbūs ir skubūs darbai,
- svarbūs ir neskubūs darbai,
- skubūs / nesvarbūs darbai,
- smulkmenos (neskubūs / nesvarbūs darbai)
Tada belieka pasiraitoti rankoves ir nedelsiant nė akimirkos atlikti svarbius ir skubius darbus, o likusius
ABC metodas
Galite naudoti ir 1-2-3/A-B-C metodą. Sugrupuokite darbus atsižvelgdami į pasekmes – baudų, finansinių nuostolių arba įvaizdžio susigadinimo tikimybę, tada juos vieną po kito atlikite ir su pasimėgavimu išbraukite iš sąrašo.
80/20 formulė
Yra žmonių, kurie darbus aistringai planuoja pagal 80/20 formulę. Galbūt ji tinka ir tau? Viskas paprasta – planuojant darbus reikia galvoti, kad 80 proc. rezultatų arba naudos galima pasiekti sugaištant tik 20 proc. savo laiko.
Darbus reikia planuoti protingai. Sugrupuoti pagal didžiausio pasiekimo, laimėjimo, apdovanojimo principą. Kuo didesnį laimėjimą atneš padarytas darbas, tuo jis svarbesnis. Palyginti mažai pastangų, didelis laimėjimas. Dirbti protingiau, o ne sunkiau – tai suprasti, kokia veikla įmonei suteiks daugiausia naudos ir visą dėmesį skirti tam, kas svarbiausia. Kitaip sakant – įgyvendinti 80/20 formulę.
2. Didesnių darbų suskaidymas
Skubumas įvertintas, darbų sąrašas sudarytas. Kas toliau? Trumpai ir aiškiai – suskaidyk milžinišką darbą dalimis. Namas pastatomas plyta po plytos, taip pat ir patys didžiausi ir labiausiai gąsdinantys darbai atliekami etapas po etapo. Geras pagalbininkas yra Tomato taimeris.
Tereikia įkvėpti, nuspausti laiko atskaitos mygtuką ir visą dėmesį skirti vienam mažam darbo etapui, paskui kitam, paskui sekančiam. Galų gale neabejotinai pasieksi finišo tiesiąją.
3. Sutelk dėmesį!
Kuo 9 iš 10 atvejų skiriasi žmonės, kurie pasiekia savo tikslus, nuo tų, kurie sustoja pusiaukelėje? Talentas? Ne! Gebėjimas pasiekti finišą.
E. paštas, susitikimai, dokumentai, telefono skambučiai, internetas – visa tai tikras informacijos jovalas. Sako, kad gebėjimas daryti daug darbų vienu metu yra labiausiai vertinamas 21 amžiaus gebėjimas.
Galbūt tai tiesa, galbūt ne. Tačiau tikrai toliau galima nusigauti suskirsčius panašius darbus blokais ir skiriant jiems visą dėmesį.
Pavyzdžiui:
- darbas su e. laiškais ir atsakymais klientams,
- darbas su dokumentais,
- naujos konkurentų produkcijos tyrimai,
- skambučiai 10 tiekėjų.
Visa tai darbai, kuriuos galima ir reikia atlikti kartu. Tai padės išvengti dėmesio ir energijos švaistymo smulkmenoms.
Darbus galima suskirstyti ir teminiais blokais, pavyzdžiui:
- Klientų paklausimų tvarkymas
- Buhalterija
- Rinkodara
- Produktų vystymas ir plėtra
4. Abrakadabra. Žiūrėk, papildomi laiko resursai!
Sukis, kaip nori. Kiekvienas norėtų savo savaitę papildyti keliomis valandomis ar net dienomis. Kur rasti laiko, kai atrodo, kad visi rezervai jau išnaudoti?
Visų pirma – įveik susirinkimų beprasmybę. Susirinkimai yra mitiniai žvėrys, kurie laikomi produktyvumo garantija, tačiau jei netinkamai naudojami, yra niekas kita, kaip tik laiko vagys, virstantys nesibaigiančiomis kalbomis apie naujausią „Sostų karų“ epizodą arba savaitgalį. Nustatyk susirinkimo trukmę, sudaryk jame nagrinėjamų klausimų sąrašą ir numatyk pageidaujamą rezultatą. Gera strategija yra ir rengti susirinkimus visada tą pačią mėnesio dieną ir tuo pat laiku, tai padės kolegoms ir tau pačiam jiems pasiruošti.
Antra – pagauk laiko vagis. Kiekvienas turime įpročių, kurie nepastebimai, bet dideliais mastais vagia laiką. Svarbu suprasti, kur yra tavo trūkumai. Užteks vienos sąmoningai praleistos darbo dienos ir užrašų knygelės, kad suprastum, kurį iš dažniausiai pasitaikančių įpročių turi ir tu. Internetas, ilgi plepalai su kolegomis, pokalbis telefonu su mama – tai tik keli iš dažniausių. Taip kartais darbo dienos pabaiga gali ateiti greičiau nei spėsi pasakyti „op“. Triukas paprastas – visų pirma darbas, tada pramogos.
Trečia – užpildyk „tuščią“ laiką. Kamščiai, sėdėjimas gydytojo laukiamajame, vėluojantys susirinkimai, nesibaigiančios eilės oro uoste. Visa tai laiko kišenės, kurias galima išnaudoti naudingai. Pradedant nuo e. pašto peržiūrėjimo, profesinių naujienų skaitymo, garso knygų klausymo arba naujų verslo idėjų planavimo.
Dar laiką padeda taupyti mažos gudrybės – automatiniai mokėjimai, kai tai įmanoma, apibendrinti atsakymai įmonės interneto svetainėje į dažniausiai užduodamus klausimus, iš anksto parengtas turinys socialinių tinklų įrašams.
5. De-le-guok
Delegavimas yra įgūdis, kurį reikia treniruoti. Tai reikalauja gebėjimo pasitikėti kolegomis, darbuotojais, ir gebėjimo nustatyti, kuris iš jų gali greičiausiai ir geriausiai atlikti konkretų darbą.
Delegavimas leidžia susitelkti prie svarbiausių užduočių neišsibarstant smulkmenoms – mažuose darbuose, kurie gal ir atrodo svarbūs, bet atima jėgas judėti didžiojo tikslo link. Padalijus darbus kolegoms, kartu galima praktiškai patikrinti kiekvieno gebėjimus, kurti tvirtus komandos santykius ir kiekvienam pasijusti reikšmingam, įvertintam ir vertam pasitikėjimo.
6. Didysis tikslas
Didysis tikslas. Žodžių junginys, kuris kartu ir saldus, ir rūgštus. Prakaitas, o kartais net ir ašaros, su niekuo nepalyginamas pergalės jausmas, kai tikslas pasiekiamas. Su didžiuoju tikslu viskas paprasta. Tai pagrindinis strateginio laiko planavimo leitmotyvas ir pagrindas. Kiekvienas darbas – didesnis, mažesnis ar visai menkas – turi vesti didžiojo tikslo link. Taip, didysis tikslas yra tarsi paukštis, kuris kartais sklando arti, kitąkart nuskrenda toliau, tačiau reikia atminti, kad visų mažesnių darbų suma sudaro didelę bendrą sumą ir padeda pasiekti tikslą. Laiko skirstymas yra žingsniai, kurie nuosekliai ir strategiškai dėliojami veda prie rezultato, ar tai būtų apyvartos padvigubinimas, ar skaitytojų skaičiaus išaugimas, ar novatoriško produkto sukūrimas.
7. Pergalės – DIDELĖS ir mažos
Pergales reikia švęsti. Visada. Yra didelės pergalės – sutartys dėl milžiniškų sumų, paaukštinimas darbe, novatoriško produkto sukūrimas ar tarptautinis pripažinimas. Ir yra mažesnės – techninių problemų išsprendimas, priekabaus kliento nuraminimas arba tiesiog sėkmingai pabaigta sunki darbo savaitė. Visa tai yra atšvęsti vertos akimirkos, kurias reikia puoselėti ir skatinti. Paplekšnoti per petį kolegai, pasakyti gerą žodį ir tiesiog pasidžiaugti gerai padarytu darbu.
Jokia paslaptis, kad visi maži, sėkmingi žingsniai veda prie bendro tikslo. Svarbu to nepamiršti ir kelyje grandiozinių svajonių link įvertinti ir savo, ir kitų darbą.
8. Balanso menas
Atmink, kad visada bus mažiausiai viena diena per mėnesį, kai niekas nesiseka taip, kaip norėtųsi. Darbai nejuda, o visas laiko planavimas nueina šuniui ant uodegos. Taip jau būna. Svarbu įvaldyti balanso mokslą. Kiekvienas esame didžiausias ir svarbiausias savo gyvenimo ir darbo resursas. Esame linkę tai užmiršti, sukamės voverės rate, perdegimą laikydami tuščiu išmislu ir degindami save kaip žvakę iš abiejų galų, o kartais net ir iš šonų. Nusėdusias baterijas pakrauti sunku, todėl reikia veikti aktyviai. Vieni jėgų semiasi gamtoje, kiti lekia į baseiną, bėgioja, medituoja ar kartu su artimaisiais žiūri savo mėgstamiausius serialus. Pasirinkimų daug, kiekvienam savo.
Reikia atrasti savo jėgų šaltinį ir laiku atsinaujinti energijos resursus, kad galėtume nuversti kalnus, išmąstyti didžias mintis, generuoti kūrybiškiausias idėjas, suplanuoti laiką ir įgyvendinti savo svajones.
Kokios tavo planavimo strategijos? Dalykis komentaruose, kokius žinai geriausius būdus, kaip valdyti laiką ir pasiekti tai, ko trokšti.